Tietosuoja ja omavalvonta

Evästeistä verkkosivustolla

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi ja jotka auttavat parantamaan käyttökokemustasi. Käytämme tällä sivustolla erilaisia evästeitä seurataksemme ja analysoimme kävijätietoja ja käyttäjäkäyttäytymistä. Evästetietoja käsitellään luottamuksellisesti eikä yksittäistä käyttäjää voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.

Evästeet

Mikä on evästeiden tarkoitus? Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun halutaan säilyttää käyttäjän tietoja siirryttäessä internetpalvelun eri sivujen välillä.

Evästeet, joita käytämme sivuillamme, keräävät vain pseudonymisoituja henkilötietoja, mikä tarkoittaa, ettei niitä voi yhdistää yksittäiseen henkilöön ilman lisätietoja.

Mihin evästeitä käytetään?

Keräämme tietoa verkkosivustomme käyttötavoista voidaksemme tarjota käyttäjille paremman käyttökokemuksen sekä kehittääksemme sivustomme toimivuutta. Käytämme evästeitä myös markkinoinnin ja asiakaspalvelun parantamiseksi. Evästeitä hyödynnämme ainoastaan omassa käytössämme.

Evästeiden hyväksyminen

Hyväksymällä evästeet me voimme:

• Kerätä tietoa verkkosivustomme käytöstä.
• Tallentaa tiedot siitä, millä selaimella ja laitteella verkkosivuillamme vieraillaan.
• Kohdentaa verkkosivujen sisältöä keräämiemme tietojen perusteella aikaisempien vierailujen pohjalta.
• Evästeitä voidaan käyttää myös käyttäjän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen muilla verkkosivuilla internetissä, jotka liittyvät tuotteisiimme ja palveluihimme.

Evästetiedot

Tilastoevästeet

_gcl_au

• Tarjoaja: Google
• Tarkoitus: Google AdSense käyttää tätä mainonnan tehokkuutta kokeiluissa. Käytetään kaikilla verkkosivustoilla, jotka käyttävät palvelua.
• Voimassa: 3 kuukautta
• Tyyppi: HTTP Cookie

_gid

• Tarjoaja: Google
• Tarkoitus: Rekisteröi yksilöllisen tunnuksen, jota käytetään tuottamaan tilastotietoja siitä, miten kävijä käyttäytyy verkkosivustolla.
• Voimassa: 1 päivä
• Tyyppi: HTTP Cookie

_ga_*

• Tarjoaja: Google
• Tarkoitus: Google Analytics käyttää tätä kerätäkseen tietoja siitä, kuinka monta kertaa käyttäjä on käynyt verkkosivustolla, sekä ensimmäisen ja viimeisimmän vierailun ajankohdat.
• Voimassa: 1 vuosi 1 kuukausi 4 päivää
• Tyyppi: HTTP Cookie

_ga

• Tarjoaja: Google
• Tarkoitus: Rekisteröi yksilöllisen tunnuksen, jota käytetään tuottamaan tilastotietoja siitä, miten kävijä käyttäytyy verkkosivustolla.
• Voimassa: 1 vuosi 1 kuukausi 4 päivää
• Tyyppi: HTTP Cookie

Suorituskykyevästeet

_gat

• Tarjoaja: Google
• Tarkoitus: Google Analytics käyttää pyyntöjen nopeuden optimoinnissa
• Voimassa: 1 minuutti
• Tyyppi: HTTP Cookie

Lisätietoja evästeistä ja miten käsittelemme henkilötietoja löydät tietosuojakäytännöstämme.

Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä. Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn. Kehitämme toimintamme tietoturvaa jatkuvasti ja tietoturvan toteutumista valvotaan säännöllisesti. Ohjeistamme ja koulutamme vastaanottajamme tietojärjestelmien ja henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn ja edellytämme kaikkien vastaanottajiemme noudattavan työssään hyviä tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä.

Aatos klinikan toiminnassa kerättävät henkilö- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevät vain henkilöt, joilla on niiden käsittelyyn oikeus ja työtehtävät sitä edellyttävät. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille kuin oman suostumuksen tai lainsäädännön perusteella.

Yksityiskohtaisemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä ja potilasrekisteristä löydät tietosuojaselosteesta.

Videovälitteisellä etävastaanotoilla on käytössä tietoturvallinen videoyhteys. Ensimmäisellä etävastaanotolla varaudu näyttämään työntekijälle kuvallinen henkilökortti (passi/ajokortti/kuvallinen henkilötodistus/kuvallinen Kelakortti).

Aatos klinikalla käytössä olevan potilastietojärjestelmän tietoturva on varmistettu ulkoisella tietoturva-auditoinnilla. Järjestelmä täyttää A-luokan tietojärjestelmän vaatimukset. Potilastietojärjestelmän palvelimet sijaitsevat Suomessa. Potilastietojärjestelmän käyttäjät ovat yhteydessä palvelimeen vahvasti salatun verkkoyhteyden kautta. Kaikki tietoliikenne käyttäjän verkkoselaimen ja palvelimen välillä salataan samalla tekniikalla, joka on käytössä mm. verkkopankeissa. Potilastietojärjestelmän palveluntarjoaja huolehtii palvelinlaitteiden suojauksesta, tietoturvasta ja asianmukaisista päivityksistä.

Informointi henkilötietojen käsittelystä 3.1.2020

REKISTERINPITÄJÄ

Aatos klinikka Oy
Kumpulantie 7A
00520 Helsinki
p. 010 325 4540

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Johanna Lampinen
toimistopäällikkö
johanna.lampinen@aatosklinikka.fi
p. 040 169 8232

TIETOSUOJAVASTAAVA

Hanne Toivola
hanne@aatosklinikka.fi
p. 050 582 2511

REKISTERIN NIMI

Aatos klinikka Oy:n potilasrekisteri. Potilasrekisteri on yhteiskäytössä Aatos klinikan ja siellä työskentelevien terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka työskentelevät joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai tuottavat palveluja omien yhtiöidensä kautta.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Aatos klinikalla potilastietoja käsittelevät ainoastaan potilaan tutkimukseen tai hoitoon tai niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Sähköisen potilastietojärjestelmän potilastietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteutus ja seuranta. Potilaan tutkimuksen ja hoidon valvonta. Rekisterinpitäjän oman toiminnan laskutus, tilastointi ja suunnittelu. Yksityisestä terveydenhuoltotoiminnasta annettujen säädösten ja määräysten toteuttaminen.

Potilasrekisteritietoja käytetään vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Perustiedot: Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut potilaan ilmoittamat yhteystiedot, kotikunta. Alaikäisen asiakkaan huoltajien nimet ja yhteystiedot.

Muut tiedot:

• Ajanvaraustiedot, kuten yhteydenoton päivämäärä, yhteydenottajan nimi ja yhteystiedot sekä yhteydenoton syy.
• Välttämättömät terveydentilatiedot hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi
• Potilaskertomukseen merkinnät keskeisistä hoitotiedoista jokaiselta vastaanottokäynniltä
• Laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot
• Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot
• Merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta
• Saapuneiden asiakirjojen saapumisajankohta ja lähde
• Suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamista ja hankintaa koskien

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Käsiteltävät tiedot kerätään pääasiassa potilaalta itseltään. Alaikäisen potilaan kohdalla tietoja pyydetään usein myös huoltajilta.

Potilaan tai alaikäisen potilaan huoltajan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaalle itselleen ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa:

• Toiselle terveydenhuollon toimijalle esim. jatkohoidon järjestämistä varten
• Vakuutusyhtiölle
• Sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoja www.kanta.fi.

Lisäksi potilastietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön perusteella:

• Viranomaisille tai muille yhteisöille, joilla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin
• Tutkimuskäyttöön terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAAMISEN PERIAATTEET

Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot on säädetty salassapidettäviksi ja vaitiolovelvollisuutta koskeviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan kyseessä olevan potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot:

Potilastiedot tallennetaan sähköiseen potilastietojärjestelmään. Sähköisessä muodossa oleviin potilastietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Manuaalinen aineisto:

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukittavissa arkistoissa, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus salassapitomääräysten mukaan.

TARKASTUSOIKEUS

Potilaalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty potilasasiakirjoihin. Tarkastusoikeudella tarkoitetaan sitä, että potilas saa tutustua niihin tietoihin, joita hänestä on tallennettu potilasasiakirjoihin. Tiedot on annettava ilman aiheetonta viivytystä. Ne voidaan antaa varaamalla potilaalle (tarkastusoikeutta käyttävälle) tilaisuus tutustua potilasasiakirjoihin ammattihenkilön kanssa. Potilaalle on pyydettäessä annettava tiedot kirjallisesti.

Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Potilas tai huoltajat voivat pyytää omia tai huollettaviensa potilastietoja joko suoraan omalta työntekijältään tai rekisteriasioiden yhteyshenkilölle osoitetulla vapaamuotoisella kirjallisella pyynnöllä.

OIKEUS VAATIA TIETOJEN KORJAAMISTA

Potilaalla on oikeus vaatia potilasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamisesta tulee osoittaa joko suoraan asiasta vastuulliselle työntekijälle tai rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Potilasasiakirjamerkintöjen mahdollinen korjaaminen tehdään niin, että sekä alkuperäinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa.

Sisältö

1 Omavalvontasuunnitelman sisältö

1.1 Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot

1.1.1 Palveluntuottajan perustiedot

1.1.2 Palveluyksikön perustiedot

1.1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

1.2 Asiakas- ja potilasturvallisuus

1.2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset

1.2.2 Vastuu palvelujen laadusta

1.2.3 Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet

1.2.4 Muistutusten käsittely

1.2.5 Henkilöstö

1.2.6 Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

1.2.7 Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

1.2.8 Toimitilat ja välineet

1.2.9 Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

1.2.10 Lääkehoitosuunnitelma

1.2.11 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

1.2.12 Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen

1.3 Omavalvonnan riskienhallinta

1.3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen

1.3.2 Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely

1.3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen

1.3.4 Ostopalvelut ja alihankinta

1.3.5 Valmius- ja jatkuvuudenhallinta

2 Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

2.1 Toimeenpano

2.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

1 Omavalvontasuunnitelman sisältö

1.1 Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot

1.1.1 Palveluntuottajan perustiedot

Aatos klinikka OY

y-tunnus 2543165-9

Kumpulantie 7 A, 00520 Helsinki

info@aatosklinikka.fi

puh. 010 325 4540

Yhteiseen palveluyksikköön kuuluvien palveluntuottajien nimet liitteessä 1 (ei julkinen).

1.1.2 Palveluyksikön perustiedot

Aatos klinikka Oy

y-tunnus 2543165-9

Kumpulantie 7 A, 00520 Helsinki

info@aatosklinikka.fi

puh. 010 325 4540

Vastuuhenkilöt:

Lotta Weckström-Lehto, toimitusjohtaja

Laura Widenius, terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja

Johanna Lampinen, toimistopäällikkö

Hanne Toivola, tietosuojavastaava

Lauri Lehto, yhtiön hallituksen puheenjohtaja

1.1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Aatos klinikka tuottaa lastenpsykiatrian, nuorisopsykiatrian, psykoterapian ja psykologipalveluita. Palveluita tuotetaan Helsingin toimipisteessä läsnäpalveluna, kotiin, kouluun tai asiakkaan muuhun lähiympäristöön suuntautuvana palveluna sekä etäpalveluna. Asiakkaina on pääsääntöisesti 0-25 -vuotiaita lapsia ja nuoria sekä heidän perheitään. Psykoterapiassa hoidetaan myös yli 25-vuotiaita asiakkaita. Osa asiakkaista hakeutuu hoitoon yksityisesti, minkä lisäksi palveluita tuotetaan kunnille, hyvinvointialueille, HUSille ja Kelalle ostopalveluna.

Aatos klinikka tarjoaa monipuolisia arviointi-, tutkimus- ja hoitopalveluita sekä alaan liittyvää koulutusta, konsultointia ja työnohjausta. Yritys kehittää uusia palvelukokonaisuuksia, jotka täydentävät ja tehostavat julkista palvelutarjontaa. Aatos klinikalla toimii ammatinharjoittajina alihankkijoita, jotka myös tuottavat em. palveluita.

Aatos klinikalla toimii erikoislääkäreitä, psykologeja, psykoterapeutteja, sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Lisäksi klinikalla toimii opettajataustaisia neuropsykiatrisia valmentajia, jotka eivät ole terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Aatos klinikan toimipiste on Helsingissä, mutta yritys palvelee myös muiden hyvinvointialueiden asukkaita sekä etäyhteyksin maailmanlaajuisesti.

1.2 Asiakas- ja potilasturvallisuus

1.2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset

Aatos klinikan tuottamat terveydenhuollon palvelut asettuvat perus- ja erikoissairaanhoidon tason välimaastoon. Aatos klinikalle rekrytoidaan työntekijöiksi ja ammatinharjoittajiksi kokeneita ammattilaisia, joilla on erityis- ja lisäkoulutuksia. Tässä omavalvontasuunnitelmassa työntekijöitä ja ammatinharjoittajia nimitetään yhteisnimellä vastaanottajat. Hankitun kokemuksen ja koulutuksen avulla pyritään takaamaan vastaanottajien kyky itsenäiseen päätöksentekoon asiakastilanteissa ja laadukkaaseen hoitotyöhön. Aatos klinikalla tehdään moniammatillista työtä, millä varmistetaan asiakkaalle paras mahdollinen hoitopolku.

Aatos klinikan arviot, tutkimukset ja hoidot toteutetaan näyttöön perustuvilla menetelmillä. Palvelut tuotetaan oikea-aikaisesti ja asiakaslähtöisesti. Asiakas osallistetaan omaan hoitoonsa ja tiedonkulku pidetään sujuvana. Aatos klinikan potilasturvallisuuden kannalta oleellisista tiloista, laitteista, tietoturvasta ja -suojasta on kerrottu omavalvontasuunnitelman myöhemmissä osissa. Vastaanottajat perehdytetään Aatos Klinikan perehdyttämisohjelman mukaisesti. Omavalvontasuunnitelma on osa perehdyttämisohjelmaa. Omavalvontasuunnitelmaan tehdyistä päivityksistä informoidaan henkilökuntaa.

Aatos klinikalla on tehty laatuohjelma, jossa on kuvattu yrityksen toimintaa ja laadunhallintaa. Aatos klinikan toimintakäytännöistä tiedotetaan henkilökohtaisesti tarpeen mukaan, kaikille vastaanottajille yhteisesti sähköpostitse sekä teams-yhteydellä tapahtuvilla henkilöstöinfoilla.

1.2.2 Vastuu palvelujen laadusta

Aatos klinikalla on terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja, joka on lastenpsykiatrian erikoislääkäri ja psykoterapeutti. Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa yhtiön johtavien asiantuntijoiden tuella Aatos Klinikan potilasturvallisuuden kehittämisestä ja säännöllisestä vaaratapahtumien seurantatietoon perustuvasta riskien arvioinnista. Yhtiön johto ohjeistaa vastaanottajia riskien ennakoimisessa ja uusien toimintatapojen käyttöönotossa.

Yhtiön toiminnasta vastaa toimitusjohtaja, joka on psykologi ja psykoterapeutti. Lisäksi yhtiön hallinnossa toimivat toimistopäällikkö ja tietosuojavastaava. Havaittaessa virheitä tai asiakkaan reklamoidessa saamastaan palvelusta, noudatetaan Aatos klinikan reklamaatioprosessia (Liite 2, ei julkinen).

1.2.3 Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet

Asiakkaat tulevat Aatos klinikalle mm. seuraavilla tavoilla:

• asiakas itse tai hänen huoltajansa varaa ajan Aatos klinikan asiantuntijalle
• asiakas tai hänen huoltajansa hakeutuu Aatos klinikalle saamaan palvelua palvelusetelillä, maksusitoumuksella hoitotahon (esim. hyvinvointialue) ohjaamana

Asiakas on aina osallinen omassa arvio-, tutkimus- ja hoitoprosessissaan. Kaikki hoitopäätökset tehdään asiakkaan ja alaikäisen asiakkaan huoltajien kanssa yhteistyössä. Vastaanottokäynneistä, puheluista, etäkäynneistä sekä muista asiakkaan tai hänen hoitoonsa liittyvien asianosaisten (esim. hoitotaho) yhteydenotoista tehdään asianmukaiset kirjaukset asiakastietojärjestelmään. Samoin kirjataan huolellisesti hoitosuunnitelmat ja yhteenvedot tutkimuksista tai hoitojaksoista. Asiakasta informoidaan asiakassuhteen alkaessa hänen oikeuksistaan omiin tietoihinsa ja kirjauksiinsa. Alaikäisen asiakkaan kohdalla ammattilainen muodostaa käsityksen hänen päätöksentekokykyisyydestään ja selvittää hänen tahtotilansa tietojen luovuttamisesta huoltajille. Asiakkaan ja potilaan asiallinen kohtelu varmistetaan lähtökohtaisesti tarkalla rekrytointiprosessilla (ks. kohta 1.2.1).

Epäasiallista kohtelua havaittaessa yhtiön johto ottaa asian puheeksi vastaanottajan kanssa, ohjaa asiakasta ja auttaa tarvittaessa järjestämään siirron toiselle vastaanottajalle. Asiakkaan reklamoidessa saamastaan palvelusta tai ammattilaisen havaittua omassa tai toisen ammattilaisen toiminnassa virheitä tai epäasiallista kohtelua, asiakasta informoidaan Aatos klinikan reklamaatioprosessista, Helsingin kaupungin potilasasiavastaavasta ja tarvittaessa Aatos klinikan tietosuojavastaavasta tai Tietosuojavaltuutetun toimistosta. Asiakkaan esiin nostamat asiat käsitellään Aatos klinikan johdossa ja reklamoinnin kohteena olevan vastaanottajan kanssa viiveettä.

Aatos klinikalla on harvoin toimintaa, jossa asiakkaan itsemääräämisoikeutta rajoitetaan. Poikkeuksen muodostavat tilanteet, jossa lasta joudutaan pitämään fyysisesti kiinni, jotta varmistetaan lapsen oma ja muiden turvallisuus.

1.2.4 Muistutusten käsittely

Muistutukset käsitellään Aatos klinikan reklamaatioprosessin mukaisesti (Liite 2, ei julkinen). Muistutuksen käsittelystä vastaavat Aatoksen vastuuhenkilöt: toimistopäällikkö ja toimitusjohtaja. Muistutuksesta tiedotetaan terveydenhuollon palveluista vastaavaa johtajaa ja sitä Aatoksen ammattilaista, jota asia koskee. Muistutuksesta keskustellaan avoimesti ja rakentavasti sekä vastaanottajan että asiakkaan kanssa.

Asiakas kontaktoidaan muistutuksen jälkeen mahdollisimman nopeasti. Kontaktin ottaa ensisijaisesti asiakkaan oma työntekijä, mutta asiakkaalle annetaan myös mahdollisuus keskustella tilanteesta Aatos klinikan johdon kanssa. Asiakkaalta kysytään oleelliset tapahtumat ja tälle kerrotaan, että asianosaisia vastaanottajia tiedotetaan tilanteesta.

Asiakkaalle voidaan antaa tietoa Helsingin kaupungin sosiaali- ja potilasasiavastaavasta. Asiakkaan oma vastaanottaja hoitaa asian lähtökohtaisesti itse eteenpäin ja selvittää, voiko tilanteen korjata sekä korjaa sen, mikäli mahdollista. Vastaanottaja tiedottaa asian etenemisestä viipymättä Aatos klinikan vastuuhenkilöitä ja käy vuoropuhelua toimenpiteistä ja niiden riittävyydestä. Aatos klinikan vastuuhenkilöt antavat tilanteessa toimimiseen tukea, tietoa ja apua vastaanottajalle.

Asiaa alun perin hoitanut vastuuhenkilö on tarvittaessa yhteydessä asiakkaaseen tiedustellakseen, ovatko korjaustoimenpiteet olleet riittäviä. Mikäli asiakas toivoo vaihtoa toiselle työntekijälle, siirto järjestetään mahdollisimman nopeasti.

Muistutuksen pohjalta tutkitaan Aatos klinikan prosesseja ja korjataan niitä tarpeen mukaan. Prosessien uudistuksista tiedotetaan henkilökuntaa.

1.2.5 Henkilöstö

Aatos klinikalla toimii työsuhteessa kaksi erikoislääkäriä, kolme psykologia ja kaksi psykoterapeuttia sekä toimistopäällikkö. Henkilöstövuokrausyrityksen kautta toimii assistentti. Alihankkijasuhteessa (oman toiminimen tai osakeyhtiön kautta) Aatos klinikalla on erikoislääkäreitä, psykologeja, psykoterapeutteja, sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Yhteensä alihankkijasuhteessa on 50 ammattilaista (7.6.24).

Terveydenhuollon henkilöstön ammattioikeudet varmistetaan vastaanottajasuhteen alussa JulkiTerhikki -palvelusta. Muut pätevyydet (koulutus, kokemus, kielitaito) käydään läpi rekrytointiprosessissa. Aatos klinikalle rekrytoidaan lähtökohtaisesti kokeneita ammattilaisia, joilla on kyky hoitaa asiakasprosesseja ja tehdä kliinisiä päätöksiä itsenäisesti.

Jokainen Aatos klinikan vastaanottaja vastaa omasta koulutuksestaan ja henkilökohtaisesta työnohjauksestaan. Lisäksi Aatos klinikka järjestää vuosittain täydennyskoulutusta ja työryhmän työnohjausta. Perehdytysprosessi on kuvattu liitteessä 2 (ei julkinen), ja sitä päivitetään jatkuvasti. Lisäksi uusista toimintamuodoista ja -käytännöistä informoidaan vastaanottajia sähköpostitse ja infotilaisuuksissa. Vastaanottajien toimintaa seurataan lähinnä asiakkailta saadun palautteen perusteella.

Aatos klinikan palveluiden luonteen vuoksi sijaisjärjestelyitä ei kliinisessä työssä lähtökohtaisesti ole. Vastaanottajan sairastuessa, ollessa muutoin työkyvytön tai jäädessä pois Aatos klinikan vastaanottajuudesta, hallinto auttaa asiakkaita tarvittaessa löytämään uuden työntekijän. Joissakin sopimuksissa (mm. Kelan vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen psykoterapia) Aatos klinikan tulee järjestää sijainen, mikäli vastaanottaja on estynyt jatkamaan psykoterapiaprosessia. Aatos klinikalla ei toimi opiskelijoita pois lukien ne psykoterapeuttiopiskelijat, jotka ovat jo pohjakoulutuksensa puolesta terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja toimivat Aatoksessa muissa tehtävissä.

Lasten kanssa työskentelevien vastaanottajien rikostausta selvitetään vastaanottajasuhteen alussa.

1.2.6 Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

Aatos klinikan palveluiden luonteen vuoksi (polikliiniset, yksityisesti tuotettavat palvelut) henkilöstön riittävyys ei ole erityisesti seurattava kysymys. Joissakin sopimuksissa (mm. Kelan vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen psykoterapia) Aatos klinikan tulee järjestää sijainen, mikäli vastaanottaja on estynyt jatkamaan psykoterapiaprosessia.

1.2.7 Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

Aatos klinikan asiakkaiden hoitokertomusmerkinnät viedään Kansalliseen potilastiedon arkistoon, mistä ne ovat muiden terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien saavutettavissa. Asiakastietolain mukaisesti Aatos klinikan palveluntuottajilla on lupa nähdä toistensa asiakastietojärjestelmän kirjaukset, ellei asiakas ole sitä kieltänyt.

Aatos klinikan moniammatillisessa toiminnassa pyritään tiedon jakamiseen soveltuvin ja asiakasta hyödyttävin osin. Tiedon jakamisen lähtökohtana on asiakkaan etu ja tutkimuksen tai hoidon sujuvuus.

1.2.8 Toimitilat ja välineet

Aatos klinikan toimitilat sijaitsevat liikekiinteistössä osoitteessa Kumpulantie 7 A, 00520 Helsinki. Toimitiloja on 2., 3. ja 6. kerroksessa. Vastaanottohuoneita on 37, toimistohuoneita 4, keittiötaukotiloja 3, pukuhuoneita 2, henkilökunnan wc -tiloja 2 ja asiakas-wc -tiloja 8. Vastaanottohuoneen minimimitoitus on 12 m2, terapeutin huoneen minimimitoitus on 10 m2. Sisustusmateriaalit ovat kestävät ja helposti puhdistettavat. Vastaanottotiloissa on riittävä ilmastointi tai ilmanvaihto ja äänieristys.

Toimitilojen sisäänkäynnit ovat jatkuvasti lukittuina eikä ulkopuolisilla ole pääsyä tiloihin. Toimitilat ovat asianmukaisesti murto- ja palosuojatut. Tilojen kalusteissa ja sisustusmateriaaleissa on huomioitu paloturvallisuus, tiloissa on automaattinen sammutusjärjestelmä.

Vastaanotto-, odotus-, wc- ja taukotilat siivotaan siivoussuunnitelman mukaisesti 2krt/vko huomioiden tilojen käyttöaste ja siivouksen tarve. Toimitiloissa syntyvät jätteet lajitellaan kiinteistön lajitteluohjeiden mukaisesti ja toimitetaan kiinteistön yhteiseen jätepisteeseen. Toimitiloissa syntyvät ongelmajätteet vastaavat ns. kotitalouksien ongelmajätteitä ja ne toimitetaan säännöllisesti ongelmajätteiden keräyspisteisiin. Tiloissa ei käsitellä tartuntavaarallisia jätteitä. Toimitilojen huolto- tai vikatilanteissa ollaan yhteydessä kiinteistöhuoltoon.

Aatos klinikan edustaja osallistuu säännöllisesti kiinteistöpalavereihin muiden vuokralaisten kanssa ja mahdollisista kunnossapito- ja muutostöistä informoidaan henkilöstöä. Aatos klinikan toimitiloissa on eri kokoisia ja muotoisia odotustiloja, jotka osaltaan lisäävät asiakkaiden ja heidän huoltajiensa yksityisyyttä. Asiakkaiden ja heidän huoltajiensa yksityisyydestä huolehditaan myös muutoin, esimerkiksi välttämällä heidän kanssaan turhaa kommunikaatiota yleisissä tiloissa.

Aatos klinikan toimitilat on tarkastettu Helsingin kaupungin terveystarkastajan toimesta seuraavina päivämäärinä:

7.3.2017 (2. kerros)

8.1.2020 (3. kerros)

4.4.2022 (6. kerros)

1.2.9 Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Aatos klinikalla lääkinnällisiä laitteita ovat verenpainemittarit ja ensiapuvälineet. Niiden toimintavarmuus (kunto, toiminta, käyttöpäivämäärät) tarkistetaan vuosittain ja tarvittaessa. Aatos klinikalla on käytössä seuraavat A-luokan tietojärjestelmät:

Ohjelmisto: Diarium Toimittaja: Nordhealth Finland Oy Yhteystiedot: Aleksanterinkatu 30-34, 00100 Helsinki, tuki@diarium.fi, puh. +358 9 425 50329 Vaatimuksenmukaisuustodistus: FI210617-84

Ohjelmisto: Atostek ERA Toimittaja: Atostek Oy Yhteystiedot: Hermiankatu 3A, 33720 Tampere, info@atostek.com puh. +358 45 113 0300 Vaatimuksenmukaisuustodistus: FI151030-9

Aatos klinikalla on käytössä seuraava B-luokan tietojärjestelmä: Ohjelmisto: Nordhealth Connect versio 5.3.0 Toimittaja: Nordhealth Finland Oy Yhteystiedot: Aleksanterinkatu 30-34, 00100 Helsinki, tuki@diarium.fi, puh. +358 9 425 50329

Näistä Diarium on asiakastietojärjestelmä ja eRa reseptiohjelmisto. Lisäksi käytössä on Microsoftin 365 -järjestelmä (tekstinkäsittely, sähköposti ja videopuheluyhteydet) sekä Nordhealth Oy:n Nordhealth Connect -asiointipalvelu (asiakasvideopuhelut, lomakkeiden lähetys asiakkaalle).

Vastaanottajat ja muu henkilöstö koulutetaan tietojärjestelmien käyttöön perehdytysprosessissa, yhteisissä infotilaisuuksissa sekä tarpeen mukaan muutoin. Henkilöstölle tarjotaan kaikkina arkipäivinä loma-aikoja lukuun ottamatta mahdollisuus saada apua tietojärjestelmien käyttöön. Vastaanottajat ovat allekirjoittaneet Aatos klinikan Salassapito- ja tietoturvasitoumuksen (liite 3.) Kaikki vastaanottajat tekevät vuosittain pakollisen Nordhealth Connectin ja Aatos klinikan yhteistyössä laatiman tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksen. Koulutuksen läpäiseminen on ehto vastaanottajasuhteen jatkumiselle.

Aatos klinikan asiakastietolain mukainen tietoturvasuunnitelma on laadittu vuonna 2023 ja päivitetty maaliskuussa 2024. Sen päivittämisestä vastaavat toimistopäällikkö ja toimitusjohtaja yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa. Tietoturvasuunnitelmaa päivitetään jatkuvasti tarpeen mukaan.

Potilasrekisteripitäjän oikeuksista ja vastuista tiedotetaan ja koulutetaan vastaanottajia jatkuvasti, tarpeen mukaan. Erityistä huomiota kiinnitetään ostopalvelutilanteisiin, joissa rekisterinpitäjyys voi olla perustilanteesta poikkeava.

Havaittaessa poikkeamia asiakastietojärjestelmässä tai tietoliikenneverkossa siitä ilmoitetaan viipymättä Aatos klinikan vastuuhenkilöille, ja tarvittaessa suoraan asiakastietojärjestelmän tai tietoliikenneverkon toimittajalle. Poikkemasta tiedotetaan henkilöstöä, sen jatkumista seurataan ja sen loppumisesta tiedotetaan henkilöstöä. Vakavan poikkeaman tilanteessa siitä tiedotetaan myös Valviraa.

Aatos klinikalla tehdään uusia järjestelmiä tai toiminnallisuuksia käyttöön otettaessa vaikutustenarviointi, jonka perusteella todetaan järjestelmän soveltuvuus ja tarpeenmukaisuus yrityksen toimintaan sekä tutkitaan riskit ja haavoittuvuudet. Teknisiä ratkaisuja hankittaessa pyritään yksinkertaisuuteen ja ehdottomaan tarpeellisuuteen. Käytössä olevien järjestelmien varajärjestelmät ovat seuraavat:

• Diarium: kirjaaminen manuaaliseen potilasrekisteriin
• eRa: puhelinreseptin soittaminen apteekkiin
• Nordealth Connect: videopuhelun varajärjestelmänä Microsoftin Teams -yhteys, koulutusten ja lomakkeiden osalta ei tarvetta varajärjestelmään

Poikkeaman jatkuessa pitkään myös asiakkaita informoidaan siitä henkilökohtaisesti ja viipymättä. Asiakkaalle annetaan tietoa asiakastietojen turvallisuudesta ja suojauksesta sekä mahdollisuudesta päästä katselemaan niitä.

1.2.10 Lääkehoitosuunnitelma

Aatos klinikalla ei jaeta lääkkeitä, eikä siten tarvita lääkehoitosuunnitelmaa.

1.2.11 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaa toimitusjohtaja ja hänen kanssaan yhteistyössä toimistopäällikkö.

Aatos klinikan tietosuojavastaava on Hanne Toivola, hanne@aatosklinikka.fi, puh. 050 582 2511.. Uudet työntekijät perehdytetään henkilökohtaisesti tietojärjestelmien tietoturvalliseen käyttöön ja kaikille työntekijöille on perehdytys- ja infokansiot. Perehdytysohjeeseen kuuluu tietosuojan ja tietoturvan perusteiden käsittely sekä velvollisuudet potilas- ja asiakastietojen käsittelyyn ja salassapitoon.

Kaikki Aatos klinikan ammatinharjoittajat ja työsuhteiset työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapito- ja tietoturvasitoumuksen.

Kaikilta Aatos klinikalla työskenteleviltä edellytetään vuosittain Navisec Flex -palvelun tietosuojan ja tietoturvan koulutuksen tekeminen. Koulutus sisältää myös Aatos klinikan omaan toimintaan liittyviä tietosuojan ja tietoturvan kysymyksiä. Koulutuksen toteuttaminen kestää noin kaksi tuntia. Aatos klinikan potilasrekisteri on Aatos klinikan ja siellä itsenäisinä ammatinharjoittajina toimivien (tai oman yrityksen kautta palveluja tuottavien) terveydenhuollon ammattihenkilöiden yhteisrekisteri. Noudatamme asiakas- ja potilastietojen tallennukseen ja käsittelyyn liittyen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia. Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevät Aatos klinikalla vain henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Emme luovuta asiakas- tai potilastietoja kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta tai lakisääteistä velvoitetta. Asiakas- ja potilastiedot tallennetaan Kanta-palveluihin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisella pyynnöllä. Asiakkaalla on oikeus vaatia korjattavaksi rekisterissä oleva virheellinen tieto.

1.2.12 Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen

Aatos klinikalla palautetta saadaan suoraan asiakkailta sekä Aatoksessa työskenteleviltä vastaanottajilta. Asiakaspalautetta voidaan kerätä myös systemaattisesti erillisillä menetelmillä. Saatu palaute käsitellään Aatos klinikan vastuuhenkilöiden ja hallinnon kesken. Tarvittavat muutokset tehdään ja ne dokumentoidaan asianmukaisiin suunnitelmiin (omavalvontasuunnitelma, tietoturvasuunnitelma, perehdytyssuunnitelma).

1.3 Omavalvonnan riskienhallinta

1.3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen

Aatos klinikan toimintojen riskienhallinnasta vastaa yhtiön operatiivinen johto hallituksen valvonnassa. Riskejä tunnistetaan ja käsitellään jokapäiväisessä työssä ja niihin puututaan välittömästi niitä tunnistettaessa. Riskejä, vaaratilanteita ja niiden seurantaa käsitellään myös muun muassa Tietoturvatyöryhmässä sekä muissa hallinnon palavereissa.

Aatos klinikalla keskeisimpiä riskejä ovat:

• asiakkaan tietoturvaan liittyvät riskit
• asiakkaan tietosuojaan liittyvät riskit
• asiakkaan salassapitoon liittyvät riskit
• asiakkaan toimintaympäristön riskit; esimerkiksi leikkiessä jokin esine rikkoutuu tai kaatuu päälle
• henkilökunnan turvallisuuteen liittyvät riskit; esimerkiksi asiakkaan aggressiivisuus
• fyysiseen toimintaympäristöön, kuten paloturvallisuuteen ja tartuntauteihin liittyvät riskit

1.3.2 Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely, 1.3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen sekä 1.3.4 Ostopalvelut ja alihankinta

Aatos klinikalla tunnistetaan kohdassa 1.3.1 kuvatut riskit. Niihin puututaan huolehtimalla tilojen turvallisuudesta kaiken ikäisiä asiakkaita, myös pikkulapsia ajatellen. Tietosuojan ja tietoturvan riskeistä sekä salassapidon riskeistä huolehditaan säännöllisesti keskustelulla, tiedottamisella sekä järjestämällä koulutusta henkilöstölle. Mikäli toiminnassa ilmenee epäkohtia tai puutteita, tilanteet käsitellään tapauskohtaisesti ja tarvittaessa tehdään muutoksia omavalvontasuunnitelmaan ja/tai muihin toimintaa ohjaaviin suunitelmiin. Riskienhallinnan keinoissa ja toiminnoissa ei erotella työsuhteisia ja alihankkijoina toimivia työntekijöitä.

1.3.5 Valmius- ja jatkuvuudenhallinta

Aatos klinikan johto on todennut, että yhtiössä ei tarvita erillistä Valmius- ja jatkuvuussuunnitelmaa.

2 Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

2.1 Toimeenpano

Koska valtaosa Aatos klinikan henkilöstöstä on itsenäisiä ammatinharjoittajia, heillä tulee kullakin olla oma omavalvontasuunnitelma. Tämä varmistetaan Vastaanottajasopimuksessa. Omaa suunnitelmaa tehdessään vastaanottajat voivat ja heitä kannustetaan hyödyntämään Aatos klinikan omavalvontasuunnitelmaa.

Omavalvontasuunnitelmaa päivitettäessä siitä tiedotetaan henkilöstöä. Tiedotteessa kerrotaan tehdyt muutokset ja miten ne vaikuttavat Aatos klinikan, henkilöstön ja/tai asiakkaiden toimintaan. Tarvittaessa muutoksista järjestetään infotilaisuus (webinaari) tai koulutusta.

2.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

Omavalvontasuunnitelma on luettavissa yrityksen internetsivustolla aatosklinikka.fi. Omavalvontasuunnitelma päivitetään elokuusta 2024 lähtien jokaisen vuoden tammi-, touko- ja syyskuussa.

Omavalvontasuunnitelman päivityksestä vastaa työryhmä, johon kuuluvat terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja, toimistopäällikkö ja toimitusjohtaja. Päivityksissä otetaan huomioon muutokset mm. lainsäädännössä, toimintaympäristössä ja Aatos klinikan toiminnassa. Päivityksissä korjataan myös mahdolliset virheet tai puutteellisuudet omavalvontasuunnitelma